GmailでTXTファイルを受信したら、RPAでDOCXファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

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■概要

TXTファイルで受け取ったメモやレポートを、編集や共有のためにDOCX形式に変換する作業は、単純ですが手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のTXTファイルを受信すると、自動でDOCXファイルへの変換を行い、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。手作業で行っていたファイル変換作業を自動化し、日々の定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

TXTファイルで受け取った内容をDOCXに変換し、資料作成に活用している方
定期的なレポートなどをTXT形式で受け取り、DOCXへの変換を自動化したい方
ファイル変換が多く、手作業による手間を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

ファイル変換から保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるので、ファイルの保存し忘れや変換ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、特定のメール受信をきっかけにフローが起動するようにします。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したTXTファイルをDOCXファイルに変換する操作を記録します。
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のDOCXファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
Google Driveへファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDに任意のIDを設定してください。

‍■注意事項‍

Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691