Boxにファイルがjpegファイルが格納されたら、RPAでDOCファイルに変換し格納する

‍■概要

jpeg画像をdocファイルに変換する際、変換サイトで一つひとつ手作業を行っており、手間や時間がかかっていると感じることはありませんか。また、ファイル数が多ければ多いほど、作業は煩雑になります。

このワークフローは、指定のBoxフォルダにjpegファイルがアップロードされるだけで、RPAが自動でdocファイルへ変換し、指定のフォルダへ格納します。こうした「jpeg to doc」のような手作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで管理しているjpegファイルをdocに変換する作業を効率化したい方
• 画像ベースの資料から文書ファイルを作成する業務に時間を要している方
• ファイル変換のような定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点にjpegからdocへの変換が自動処理されるため、これまで手作業で行っていた変換作業の時間を削減できます。
• 人の手によるファイル形式の変換作業がなくなるので、ファイルの取り違えや変換ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したjpegファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをdoc形式に変換する操作を記録します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたdocファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、ファイル変換に利用するWebサイトや、そのサイト上での具体的な操作内容を任意で設定できます。
• Boxへ変換後のファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名は、固定の値で指定するだけでなく、前段のステップで取得した情報を基に動的に設定することも可能です。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。