Gmailでdocsファイルを受信したら、RPAでjpegファイルに変換し返信する

‍■概要

Wordで作成したdocsファイルを、画像形式であるjpegに変換する作業は、意外と手間がかかるものです。手作業での変換は時間がかかるだけでなく、他の重要な業務を中断させる原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のdocsファイルを受信するだけで、RPA機能が自動で`docs to jpeg`の変換を実行し、変換後のファイルをメールで返信します。定型的なファイル変換作業から解放され、より創造的な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• `docs to jpeg`のようなファイル変換作業を頻繁に行い、効率化したいと考えている方
• 外部から受領したdocsファイルを、資料作成のためにjpeg形式へ変換している方
• ファイル変換の依頼対応に時間を取られ、本来の業務に集中できずにいる方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信をトリガーに`docs to jpeg`の変換から返信までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
• 手作業によるファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの送り間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定し、フローを起動する条件となるキーワードなどを指定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したdocsファイルをjpeg形式に変換するWebサイト上の操作などを記録します
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のjpegファイルを添付してメールを返信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能では、`docs to jpeg`の変換に利用するWebサイトやブラウザ上での操作内容を、ユーザーの環境に合わせて任意で設定できます
• 返信メールを送るGmailのアクションでは、送信先メールアドレスを任意で設定できます。また、本文には固定テキストのほか、受信メールの件名や送信者といった情報を変数として自動で差し込めます

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。