Slackでdocsファイルを受信したら、RPAでjpegファイルに変換しOutlookで送信する

‍■概要

報告書などで受け取ったdocxファイルを、毎回手作業でjpgに変換する業務に手間を感じていませんか。単純な作業でありながら、数が多いと時間を要し、本来注力すべき業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Slackでdocxファイルを受信するだけで、RPAが自動でdocxからjpgへの変換を行い、Outlookで指定の宛先に送信します。こうした一連の作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定常的にdocxからjpgへの変換作業があり、手間に感じている方
• Slackで受け取ったファイルを元に、資料作成や報告業務を行っている方
• ファイル形式の変換とメール送信における、ヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへのファイル投稿を起点に、docxからjpgへの変換とメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 人の手による変換ミスや添付ファイルの付け間違い、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションの「ブラウザを操作」でRPA機能を起動し、任意のファイル変換サイトでdocxファイルをjpgに変換する操作を設定します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のjpgファイルを添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「ブラウザを操作」機能では、実際にdocxからjpgへの変換を行うWebサイトや、そのサイト上での具体的な操作を任意で設定してください。
• Outlookでのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文は固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Slack、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。