OneDriveにJPGファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する

■概要

日々の業務で発生するJPGファイルをPDFに変換する作業は、数が重なると手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。このワークフローは、OneDriveの指定フォルダにJPGファイルが格納されるだけで、RPAが自動でPDFに変換し、保存までを完結させます。手作業によるJPGからPDFへの変換プロセスを自動化し、業務効率の改善を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にJPGからPDFへのファイル変換作業を行っている総務や営業アシスタントの方
• OneDriveで様々なファイルを管理しており、ファイル形式の変換作業を効率化したい方
• 手作業によるファイル変換に伴う、保存忘れやファイル名のつけ間違いをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルを格納するだけで、JPGからPDFへの変換が自動的に実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
• 手動での変換作業やファイルのリネーム、アップロードといった一連の操作が不要になるため、ヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換サービスなどでダウンロードしたファイルをPDFに変換するようブラウザ操作を設定します
6. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、ファイル名の拡張子を「.pdf」に置換します
7. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換・リネームしたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、取得したファイルの拡張子などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能では、操作したいWebページのURLや、クリックする箇所、テキストを入力する項目などを実際の環境に合わせて設定してください
• 正規表現によるデータの置換では、置換対象の文字列や置換後の文字列を任意で設定でき、ファイル名の命名規則を自由にカスタマイズすることが可能です
• OneDriveのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。