Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、Wrikeにタスクを追加する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションは迅速ですが、重要な依頼が他のメッセージに埋もれ、プロジェクト管理ツールであるWrikeへのタスク登録が遅れたり、漏れたりすることはないでしょうか。このワークフローは、Microsoft TeamsとWrikeの連携を自動化し、特定の投稿があった際にWrikeへタスクを自動で追加します。これにより、タスク化のし忘れを防ぎ、手動での転記作業にかかる手間を省くことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの依頼内容をWrikeに手作業で転記している方
• Teamsでのタスク依頼の見落としやWrikeへの登録漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
• 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの投稿から自動でWrikeにタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、依頼の見落としやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとWrikeをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるなど、条件に合致した投稿のみを処理するようにします。
4. 条件に合致した場合、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、投稿内容からタスク名や担当者、期限などの情報を抽出します。
5. 最後に、Wrikeの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにWrikeへ新しいタスクを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー後、分岐機能を設定する際に、どのような投稿をタスク化するかの条件（例：「#依頼」というキーワードが含まれるなど）を任意で設定してください。
• AI機能で抽出する項目や、Wrikeで作成するタスクの内容（タイトル、説明、担当者、フォルダなど）は、実際の運用に合わせて自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項‍

• Microsoft TeamsとWrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。