Google DriveにPDFドキュメントがアップロードされたら、OCR後要約しMicrosoft Teamsに通知する

‍■概要

PDFで受け取った契約書や請求書などの書類を、都度内容を確認して手作業で転記する業務は、手間がかかり非効率的だと感じていませんか。このワークフローは、Google DriveにアップロードされたPDFの内容をOCRで読み取り、AIが自動で要約を作成、その結果をMicrosoft Teamsに通知します。手作業によるPDFからドキュメントへの変換作業を自動化することで、業務時間を短縮し、迅速で正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存されたPDFの確認や転記作業に多くの時間を費やしている方
• Microsoft Teamsを活用し、PDFの内容を手入力で報告・共有している方
• PDFからドキュメントへの変換など、ファイル形式の変更を伴う定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFのアップロードから内容の要約、関係者への通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を別のコア業務に充てられます
• OCRとAIによる自動処理によって、手作業での転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します
5. 続いて、AI機能の「要約」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを要約します
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された要約を指定のチャネルに送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、PDFファイル全体からテキストを抽出するだけでなく、書類内の特定項目のみを読み取るように設定することも可能です
• Microsoft Teamsへの通知では、メッセージを送るチャネルを任意で指定できます。また、本文には固定のテキストに加え、前のステップで取得した要約結果などの情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズが可能です

■注意事項

• Google Drive、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。