Google DriveにWordファイルがアップロードされたら、RPAでJPGに変換しDiscordでレビュー依頼を送信する

■概要

Wordで作成した資料を画像として共有したい場面で、手作業によるファイル変換に時間を取られていないでしょうか。特に複数のファイルを扱う場合、一つひとつをJPGに変換するのは手間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにWordファイルをアップロードするだけで、RPAが自動でJPGへ変換し、Discordへレビュー依頼までを完結できます。手作業で行っていた変換作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業でのWordからJPGへのファイル変換に、時間や手間といった課題を感じている方
• Google DriveとDiscordを活用し、チームでの制作物に関するレビュー依頼を自動化したい方
• 繰り返し発生する定型業務を自動化することで、より創造的な業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Wordファイルを所定のフォルダにアップロードするだけで、JPGへの変換から関係者への通知までが自動で実行されるため、ファイル形式の変換作業にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、レビュー依頼の送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがWordファイルの場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のWordファイルを取得します。
5. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換サービスなどでWordファイルをJPGに変換するブラウザ操作を実行します。
6. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のチャンネルに送信してレビューを依頼します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のフォルダを、任意のフォルダIDに設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に特定のキーワードが含まれている場合のみ後続の処理を実行するなど、前段のトリガーで取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズできます。
• Google Driveのファイルダウンロードアクションでは、トリガーで取得したファイルIDを変数として設定することで、アップロードされた特定のファイルを対象にできます。
• RPA機能では、実際に操作するファイル変換サイトのURLやクリックするボタンなどを、ご利用の環境に合わせて設定してください。
• Discordへのファイル送信アクションでは、送信先のチャンネルやメッセージ内容などを、固定値や前段のアウトプットを組み合わせて自由に設定できます。

■注意事項

• Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。