OneDriveにExcelファイルが格納されたら、RPAでJPGに変換する

■概要

ExcelファイルをJPG画像へ変換する際、毎回スクリーンショットを撮ったり、専用ツールを立ち上げて手作業で変換したりすることに手間を感じていないでしょうか。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダにExcelファイルが格納されると、自動でJPGに変換し、指定の場所に保存します。これまで手作業で行っていたファイル変換プロセスを自動化し、日々の定型業務を効率化することで、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的にExcelで作成した表やグラフをJPG画像に変換しており、手作業に課題を感じている方
• OneDrive上でファイルを管理しており、ExcelからJPGへの変換作業を自動化したい方
• 手作業による変換ミスやファイル名の付け間違いを防ぎ、業務品質を一定に保ちたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにExcelファイルをアップロードするだけで自動でJPGに変換されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 変換範囲の指定ミスやファイル名の誤記といったヒューマンエラーを防ぎ、誰が実行しても同じ品質のJPG画像を生成することが可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名に「.xlsx」が含まれる場合など、特定の条件に合致した時のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したExcelファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、ブラウザ上でファイルをJPGに変換するWebサイトの操作を自動化します。
6. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、RPAの操作によって生成されたJPGファイルの情報を取得します。
7. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したJPGファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガーおよびオペレーションでは、ファイルの監視やアップロードの対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、前段のフローで取得した情報を基に後続の処理を実行する条件を自由に設定できます。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタン、入力するテキストなどを、実際の操作に合わせてカスタマイズしてください。
• データ抽出機能では、抽出対象のテキストやファイル情報に合わせて、正規表現のパターンを任意で設定することが可能です。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、ファイル名に元のファイル名を使うなど、前段のフローで取得した情報を変数として活用できます。

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。