Microsoft SharePointにExcelファイルが格納されたら、RPAでJPGに変換しDiscordに通知する

■概要

Excelファイルの内容を画像として共有したい際に、手作業でJPGに変換する手間を感じていませんか。ファイルを開いてスクリーンショットを撮る、あるいは画像形式でエクスポートするといった一連の操作は、数が増えると業務を圧迫する一因になり得ます。このワークフローは、Microsoft SharePointにExcelファイルを格納するだけで、自動でJPGに変換しDiscordへ通知します。手動でExcelをJPGに変換していたプロセスを自動化し、日々の業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上のExcelファイルをDiscordで共有しており、変換の手間に悩んでいる方
• 日々の定型業務として、手作業でExcelファイルをJPGに変換している方
• ファイル変換や共有のプロセスを自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納を起点に、ExcelからJPGへの変換とDiscordへの通知が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手動での変換作業によるファイルや範囲の指定ミス、Discordへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定してフローを開始します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のExcelファイルをダウンロードします
5. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、ダウンロードしたファイルをJPGに変換するためのブラウザ操作を行います
6. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、変換後のファイル情報などを正規表現で取得します
7. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のチャンネルに送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、前のステップで取得した情報をもとに、後続の処理に進むための条件を自由に設定できます
• RPA機能では、ExcelからJPGへの変換に利用するWebページのURLや、操作対象となるボタン、取得したいテキストなどを任意でカスタマイズしてください
• 正規表現によるデータ抽出では、RPAの実行結果などから特定の情報を抜き出す際の抽出パターンを自由にカスタマイズできます
• Discordへの通知設定では、送信先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定でき、前のステップで取得したファイル名なども本文に含めることが可能です

■注意事項

• Microsoft SharePoint、DiscordとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。