Google DriveでJPGファイルを受信したら、RPAでXML形式に変換しGoogleドキュメントに追加する

■概要

請求書などのJPG画像データをシステムに取り込むために、XML形式へ変換する作業に手間を感じていませんか。手作業での変換は時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにJPGファイルが追加されるだけで、RPA機能が`jpg to xml`の変換処理を自動で実行し、Googleドキュメントに内容を記録します。定型的なデータ変換作業を自動化し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にJPG画像のデータを扱い、XML形式へ変換してシステム入力を行っている方
• Google Driveを活用し、RPAによる`jpg to xml`の変換自動化を検討している方
• 画像データの変換・転記作業における手作業をなくし、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点に、`jpg to xml`の変換からGoogleドキュメントへの記録までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 手動でのデータ変換や転記作業が不要になるため、変換ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意の変換サイトなどでJPGファイルをXML形式に変換する操作を記録します。
5. その後、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
6. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、RPAで取得したXMLデータをドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、`jpg to xml`の変換に利用するWebサイトや、そこでの具体的な操作手順を任意で設定することが可能です。
• Googleドキュメントへのテキスト追加では、RPAで変換・取得したXMLデータを変数として埋め込むだけでなく、管理番号などの固定テキストを追記することもできます。

■注意事項

• Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。