Google Driveでファイルが送信されたら、RPAでDWG形式に変換しOutlookで送信する

‍■概要‍

設計データなどで使用するDWGファイルの形式変換や共有を手作業で行っていませんか。専用のツールを開いて変換し、メールに添付して送信する一連の作業は、手間がかかり非効率に感じることもあるかもしれません。

このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが追加されると、RPAがdwg converterなどのツールで自動的に形式を変換し、Outlookで指定の宛先に送信します。ファイル変換から共有までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DWGファイルの変換と送信を手作業で行っており、工数を削減したいと考えている方
• Google DriveやOutlookを活用し、設計データの共有プロセスを効率化したい方
• dwg converterのようなツールを利用しつつ、関連業務全体の自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルを追加するだけで変換から送信までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
• 手作業によるファイルの変換ミスや、メールの宛先・添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のdwg converterツールやサイト上でファイルを変換する操作を記録します
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換したファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能では、操作対象とするWebサイトやアプリケーション、クリックやキーボード入力といったブラウザ上の一連の動作を、ご利用の環境に合わせて任意で設定可能です
• Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文に、トリガーで取得したファイル名といった情報を変数として埋め込むこともできます

■注意事項

• Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。