フォームでOXPSファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換しGoogle Driveに格納する

■概要

OXPSファイルを受け取ったものの、ファイルを開けなかったり、共有のために変換が必要になったりしてお困りではないでしょうか。都度手作業でPDFに変換して保存するのは手間がかかり、非効率です。このワークフローは、フォームで受信したOXPSファイルを、RPA機能で自動的にPDFへ変換しGoogle Driveに格納します。手作業で行っていたoxps to pdfの変換プロセスを自動化し、ファイル管理業務を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• OXPSファイルをPDFへ変換する作業を手動で行っており、手間を感じている方
• フォームで受信するファイルの管理や、その後の格納作業を効率化したい方
• RPAを活用して、PC上のファイル変換などの定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、oxpsからpdfへのファイル変換と保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」を設定して、OXPSファイルを受け取るフォームを作成します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信したOXPSファイルをPDFに変換するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換済みのPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能では、ファイル変換に利用するWebサイトや、クリックやキーボード入力といったブラウザ上の操作内容を、ユーザーの環境に合わせて任意で設定することが可能です
• Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダを自由に指定したり、ファイル名にフォームの入力内容を変数として埋め込んだりと、柔軟な設定ができます

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691