GmailでEPSファイルを受信したら、RPAでJPGファイルに変換し返信する

‍■概要

デザインデータなどで受け取ったEPSファイルを確認や共有のために、都度JPGファイルへ変換する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで特定の条件に合致したEPSファイル付きのメールを受信すると、RPA機能が自動でepsからjpgへのファイル変換を行い、指定の相手に返信する一連の流れを自動化します。手作業による変換やメール返信の手間を削減し、関連業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• デザイナーから受け取ったEPSファイルをJPGに変換する作業に時間を要している方
• Gmailでのファイル授受が多く、手作業での返信に手間を感じている方
• epsからjpgへのファイル変換のような定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでのEPSファイル受信をトリガーに、JPGへの変換から返信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル変換やメール作成による、変換ミスや添付漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動するメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換ツールなどでEPSファイルをJPGに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換したJPGファイルを添付して、指定の宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能では、EPSからJPGへの変換に利用するWebサイトや、ブラウザ上での具体的な操作内容を任意で設定いただけます。
• Gmailでメールを送信する際、送信先（To, Cc, Bcc）は任意で設定でき、本文には固定のテキストや受信メールの件名などを変数として差し込むことも可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。