Microsoft TeamsにPNGファイルが送信されたら、OCRしMicrosoft Excelにレコードを追加する

■概要

請求書や領収書などが添付されたPNGファイルをMicrosoft Teamsで受け取るたびに、その内容を手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローは、そうしたPNGからExcelへのデータ入力を自動化するために設計されました。Microsoft TeamsにPNGファイルが投稿されると、OCR機能が自動で文字を読み取り、Microsoft Excelの指定したファイルへデータを追加することで、転記作業の手間とミスを解消し、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取ったPNG画像の情報を、手作業でExcelに転記している方
• PNGからExcelへのデータ入力を自動化し、入力ミスや転記漏れをなくしたい方
• 定型的なデータ入力作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft TeamsにPNGファイルが投稿されると自動で処理が進むため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による転記で起こりがちな、数値の読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、メッセージに添付されたPNGファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたPNGファイルからテキストデータを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のファイルへ追加します。

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、PNGファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタマイズすることが可能です。
• Microsoft Excelにレコードを追加する際、前段のOCR機能で取得した値を埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと、出力内容を自由に設定できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。