Outlookで特定条件のタスクが作成されたら、Asanaでタスクを追加する

■概要

AsanaとOutlookを併用しているものの、タスクの二重入力や転記作業に手間を感じていませんか？Outlookで受けた依頼をAsanaに手入力する際、転記漏れや入力ミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の条件を満たすタスクが作成された際に、自動でAsanaへタスクを追加することが可能です。AsanaとOutlook間の連携を自動化し、手作業によるミスを防ぎ、タスク管理をより円滑にします。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受けたタスクをAsanaで管理しており、手作業での転記を効率化したい方
• AsanaとOutlookを活用したチームのタスク管理を、より円滑に進めたいマネージャーの方
• 定型的なタスクの入力作業を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでタスクが作成されると自動でAsanaにタスクが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます
• 手作業による入力間違いや、重要なタスクの転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の確実性を高めることに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. その後、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したタスクのみを後続の処理に進めるようにします
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいタスクリストを任意で設定してください
• 分岐条件では、タスクの件名や重要度など、特定の条件に合致したタスクのみをAsanaに連携するよう任意で設定が可能です
• Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、追加先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で指定してください

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■注意事項

• Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。