■概要
Asanaでのタスク管理において、多くのタスクを抱える中で期限切れのタスクを見落としてしまったり、関係者へのリマインドが漏れてしまったりすることはないでしょうか。そうした確認作業を都度手動で行い、Outlookで通知するのは手間がかかるものです。このワークフローは、AsanaとOutlookを連携させることで、指定した日時に期限切れのタスクを自動で取得し、メールで通知することが可能になるため、タスクの見落としを防ぎ、確認作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとOutlookを連携させ、日々のタスク管理業務を自動化したいと考えている方
- プロジェクトにおける期限切れタスクの見落としや、チームへのリマインド漏れを防ぎたい方
- 手作業によるタスクの確認や通知業務に時間を取られ、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にAsanaの期限切れタスクを自動で抽出しOutlookで通知するため、これまで手作業で行っていた確認やリマインド業務の時間を短縮します
- システムが自動で通知することで、タスクの見落としやリマインド漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を支援します
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を記載したメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日や毎週月曜の朝など、通知を行いたい日時を任意で設定してください
- Outlookのメール送信アクションでは、通知を送りたい宛先（個人、メーリングリストなど）を自由に設定することが可能です
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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