■概要
HubSpotに新しい製品情報を登録した際、関係部署への共有を都度手作業で行っていませんか？担当者への連絡漏れや、情報の伝達遅延は業務のスムーズな進行を妨げる一因になりかねません。このワークフローは、HubSpotに製品が作成されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知する仕組みを構築し、迅速な情報共有を実現することで、チーム全体の連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotの製品情報をMicrosoft Teamsで迅速に共有したいと考えている方
- 手作業での情報伝達に手間を感じ、チーム内の情報共有を効率化したい方
- HubSpotとMicrosoft Teamsの連携で、製品登録後のコミュニケーションを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでの製品作成をトリガーに自動で通知が送られるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 通知の自動化によって連絡漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「製品が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で設定してください。これにより、特定の部署やプロジェクトチームに限定して情報を共有できます。
■注意事項
- HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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