Google スプレッドシートに行が追加されたら、Asanaのワークスペースにユーザーを追加する

■概要

AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してメンバー管理を行う際、それぞれのツールに情報を手作業で入力していませんか。
特に、Google スプレッドシートのリストを元にAsanaへユーザーを手動で招待する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。
このワークフローは、そうしたasanaとgoogle sheets間の連携に関する課題を解決します。Google スプレッドシートに行を追加するだけでAsanaへ自動でユーザーが追加されるため、作業を効率化し、正確な情報同期を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとGoogle スプレッドシートを使い、手作業でメンバー管理を行っている方
• asanaとgoogle sheets間のデータ転記に時間を要し、自動化を検討しているチームの方
• プロジェクトへのメンバー追加を頻繁に行い、作業の効率化を目指すプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにAsanaへユーザーが自動で招待されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるメンバーの招待漏れやメールアドレスの入力ミスといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとAsanaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、対象のファイルを指定します
3. 次に、オペレーションでAsanaの「ワークスペースにユーザーを追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得したメールアドレスなどを指定します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを追記します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、処理が完了したことを示すために特定の列へ「追加済み」などの固定値を入力したり、前段のAsanaのアクションで取得した値を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です

■注意事項

• Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。