Googleカレンダーで特定の予定が作成されたら、Harvestで新規Taskを作成する

■概要

Googleカレンダーで管理している予定を、プロジェクト管理ツールのHarvestに都度手作業で登録するのは手間がかかり、入力漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローは、HarvestとGoogleカレンダーの連携を自動化し、Googleカレンダーに特定の予定が作成された際に、Harvestへ自動でタスクを作成します。これにより、二重入力の手間を省き、タスク管理の正確性を向上させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとHarvestを併用し、手作業でのタスク登録に手間を感じている方
• HarvestとGoogleカレンダーの連携により、タスクの登録漏れを防ぎたいチームリーダーの方
• 日々の定型業務を自動化して、より重要な業務へ時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• HarvestとGoogleカレンダー間の連携が自動化され、カレンダーの予定から手動でタスクを作成する時間を削減し、作業の効率化に繋がります
• 手作業での転記に伴う入力情報の誤りや、タスク作成のし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、HarvestとGoogleカレンダーをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成された予定が特定の条件に合致する場合のみ、次の処理に進むよう設定します
4. 最後に、オペレーションでHarvestを選択し、「Create Task」アクションを設定して、Googleカレンダーから取得した情報を元に新しいタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、特定のカレンダーIDを指定したり、予定の種別や検索キーワードを設定したりすることで、対象とする予定を絞り込むことが可能です
• 分岐機能では、Googleカレンダーのトリガーで取得した予定のタイトルや説明文などの情報をもとに、後続の処理に進むための条件を自由に設定できます
• Harvestでタスクを作成する際、Googleカレンダーから取得した予定の件名や日時といった値を、タスク名やノートなどの各フィールドに自由に割り当てて設定できます

■ 注意事項

• GoogleカレンダーとHarvestのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。