Outlookでファイルが送信されたら、OCRで読み取りDifyで要約する

■概要

Outlookで受信する請求書や報告書といった添付ファイルの内容確認や、その要約作成に手間を感じていませんか。特にDifyのような生成AIを活用する場合でも、手作業でのファイルアップロードやコピー＆ペーストは非効率であり、時間もかかります。このワークフローは、Outlookに届いた特定の添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その内容をDifyで要約する一連のプロセスを自動化するため、手作業による情報処理の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する添付ファイルの確認や要約作成を手作業で行っている方
• OutlookとDifyを連携させて、情報処理業務を自動化したいと考えている方
• 請求書や日報など、定型的な書類の処理業務を効率化したいチームの担当者

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookへのメール受信を起点に、Difyでの要約作成までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル確認や転記作業の時間を短縮できます
• 手動でのコピー＆ペーストが不要になることで、テキストの転記ミスや添付ファイルの確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します
2. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します
3. 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、対象のファイルを保存します
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを指定します
5. Difyの「チャットメッセージを送信」アクションで、OCRで抽出したテキストを要約するように設定します
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、Difyによる要約結果を任意の宛先に送信するよう設定します

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
• Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。また、メールの本文に固定の文章だけでなく、Difyの要約結果といった前のステップで取得した情報を変数として埋め込むことも可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Outlook、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。‍