Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、OneDriveでフォルダを作成する

■概要

プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを作成した後、関連ファイルを保管するために手動でOneDriveにフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく作成漏れなどのミスにも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、AsanaとOneDriveをスムーズに連携させ、特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると自動でOneDriveにフォルダが作成される仕組みを構築できます。定型的なファイル管理業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとOneDriveを活用し、タスクとファイル管理の連携に手間を感じている方
• 手作業によるフォルダ作成での命名ミスや作成漏れなどの課題を解消したい方
• AsanaとOneDrive間の定型作業を自動化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクを追加するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのフォルダ作成時に起こりうる作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定します。この時、Asanaのトリガーで取得した情報をフォルダ名などに活用できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースやプロジェクトを任意で指定できます。
• OneDriveのオペレーション設定では、フォルダを作成する親フォルダを任意に指定することが可能です。
• 作成するフォルダの名前は、固定のテキストはもちろん、トリガーとなったAsanaのタスク名など、前のステップで取得した情報を変数として埋め込み、動的に設定できます。

■注意事項

• Asana、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。