■概要
日々の業務でOneDriveに格納される書類や帳票などの情報を、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、AsanaとOneDriveを連携させ、ファイルの格納をトリガーにOCRが内容を自動で読み取り、Asanaへタスクを自動で追加することが可能になり、手作業によるファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに格納された書類の内容を、手作業でAsanaのタスクとして登録している方
- 書類の転記作業における入力ミスや、タスクの登録漏れなどの課題を解消したい方
- AsanaとOneDriveを活用したファイル管理やタスク管理のプロセスを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルが格納されるとタスクが自動で追加されるため、これまで手作業での転記や登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での転記作業がなくなるため、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、検知する対象フォルダを任意で設定できます。
- OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、どの部分のテキストを抽出するかを自由にカスタムすることが可能です。
- Asanaへのタスク追加時には、登録先のプロジェクトやセクションを任意で設定できます。また、タスクの各項目には、OneDriveの保存情報やOCRで読み取った内容を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりすることが可能です。
■注意事項
- OneDrive、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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