■概要
HubSpotに新しいコンタクトが追加されるたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか。この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotとMicrosoft SharePointの連携を自動化し、コンタクト作成と同時にフォルダも自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとMicrosoft SharePoint間のデータ連携を手作業で行っている方
- 顧客ごとの情報管理を効率化し、関連部署との連携を円滑にしたいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダ作成が不要になるため、命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データ管理の精度が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotで作成されたコンタクト情報をもとにフォルダが作成されるように設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションを設定する際に、フォルダを作成したい先のサイトIDおよびドライブIDを任意で設定してください
- どのフォルダ配下に新しいフォルダを作成するかを指定するため、親フォルダ名や親フォルダのアイテムIDを任意で設定することが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- HubSpot、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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