■概要
HubSpotで管理している顧客情報に関連するファイルを、Microsoft SharePointで整理しているものの、コンタクト追加のたびに手動でフォルダを作成するのは手間ではないでしょうか。このワークフローは、HubSpotに特定の条件を満たす新しいコンタクトが作成された際に、自動でMicrosoft SharePoint上にフォルダを作成します。この連携により、手作業による情報管理の煩雑さや入力ミスを解消し、スムーズな顧客管理体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとMicrosoft SharePointを併用し、顧客情報管理を手作業で行っている方
- コンタクトごとのフォルダ作成漏れや作成ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
- 営業やマーケティングチームの定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが追加されるたび、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft SharePointをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件に合致した場合にのみ、後続のアクションが実行されるよう設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定して、任意の場所にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、対象となるサイトIDやドライブID、保存先となる親フォルダ名や親フォルダのアイテムIDを任意で設定可能です
- HubSpotから連携されるコンタクト情報をもとに、フォルダを自動作成する分岐条件を任意で設定できます。例えば、特定のライフサイクルステージのコンタクトのみを対象にすることが可能です
■注意事項
- HubSpot、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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