Boxにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する

■概要

オンラインストレージのBoxにファイルをアップロードした後、その情報を管理するためにAirtableへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、BoxとAirtableを連携させることで、ファイルアップロードをトリガーにAirtableへレコードを自動で作成し、ファイル管理とデータベースの情報追加のプロセスを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとAirtableを連携させ、手作業によるデータ入力の手間を解消したい方
• ファイル管理のプロセスを自動化し、チームの生産性向上を目指すマネージャーの方
• 複数のSaaSをまたぐ定型業務の自動化によって、ヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのデータ転記作業が不要になるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとAirtableをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定する
3. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、Boxから取得したファイル情報などを基にレコードを作成するように設定する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で指定してください
• Airtableのオペレーションでは、レコードを作成するテーブルを任意で選択できます。また、各フィールドに設定する値は、固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことが可能です

■注意事項

・Box、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。