Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、Airtableでレコードを作成する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードしたファイルの情報を、手作業でAirtableに転記する際に手間がかかったり、入力ミスが発生したりしていませんか？
このような定型業務は、自動化することで効率化が可能です。
このワークフローは、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、Airtableへ自動でレコードを作成するため、AirtableとMicrosoft SharePointを連携させたデータ管理を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとAirtableを併用し、ファイルやデータの管理を行っている方
• 手作業による情報転記をなくし、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• AirtableとMicrosoft SharePointの連携を通じて、定型業務を自動化し業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointにファイルが追加されると、自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます
• 手動でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや情報登録の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとAirtableをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションの分岐機能を使い、新規ファイルの場合のみ後続処理を実行するように設定します
4. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにレコードを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、ファイルの作成を検知したい対象のフォルダを任意で設定してください
• Airtableでレコードを作成するアクションでは、対象のテーブルを任意で指定できます。また、各フィールドに設定する値は、固定のテキストだけでなく、前段のトリガーで取得したファイル情報などを含めて柔軟にカスタマイズすることが可能です

■注意事項

• Microsoft SharePoint、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。