Google Driveにファイルがアップロードされたら、必要な情報を生成しGoogleカレンダーに予定を作成する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、手作業でGoogleカレンダーに支払日や更新日を登録する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、そうしたGoogle DriveとGoogleカレンダー間の情報連携に関する定型業務を自動化します。特定のフォルダにファイルが追加されるだけで、OCRやAIが内容を読み取って解釈し、自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、手作業による入力の手間や登録漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとGoogleカレンダーを連携させ、請求書や契約書の管理を効率化したい方
• バックオフィス業務を担当しており、手作業でのデータ入力によるミスや非効率を解消したい方
• 定型業務の自動化を進め、より重要なコア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、Googleカレンダーへの予定登録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業での情報転記が不要になるため、日付の誤入力や予定の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogleカレンダーをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、OCR機能で、ダウンロードしたファイルから必要な情報を読み取ります
5. 次に、分岐機能で、読み取った情報をもとに後続の処理を行うかどうかを判断します
6. 次に、AI機能で、OCRで抽出した情報をもとにGoogleカレンダーに登録するための予定のタイトルや概要を生成します
7. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、AIが生成した内容をもとに予定を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダを任意のフォルダIDで指定してください
• 分岐機能では、OCRで読み取った情報など前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を任意でカスタマイズできます
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、ダウンロードするファイルIDを固定値で指定したり、トリガーで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
• OCR機能では、対象ファイルから抽出したい項目を任意でカスタマイズすることが可能です
• AI機能のプロンプトは自由に編集でき、定型文のほか、OCRで読み取った情報を変数として組み込むことで、状況に応じたテキストを生成できます
• Googleカレンダーへの予定登録では、タイトルや日時、説明といった各項目に、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として自由に設定できます

■注意事項

• Google Drive、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。