Slackで特定のメッセージが送信されたら、Boxで検索しファイル内容要約し通知する

■概要

Slackでの連絡を受けてBox内のファイルを探し、内容を確認する作業に手間を感じていませんか。手作業での検索は時間がかかるだけでなく、目的のファイルを見つけ出すのが大変な場合もあります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをきっかけにBox内のファイルを自動で検索し、AIが内容を要約して通知します。SlackとBoxを連携させた業務自動化により、ファイル確認に関わる一連の作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SlackとBoxを日常的に利用し、アプリ間の情報連携を手作業で行っている方
• Slackでの依頼をきっかけにBoxからファイルを探し、内容を確認する業務が多い方
• ファイル検索や内容確認にかかる時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿を起点にBoxのファイル検索から要約、通知までが自動化されるため、手作業での検索やファイルを開いて確認する時間を短縮できます
• 手作業による検索キーワードの入力ミスや、関連ファイルの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションでAI機能を設定し、Slackのメッセージからファイル名など検索に必要な情報を抽出します
4. 次に、Boxの「コンテンツを検索」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を基にファイルを検索します
5. 検索で見つかったファイルを、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで取得します。ファイルが画像やPDFの場合は、OCR機能でテキスト情報を読み取ります
6. 取得したファイルの内容を、AI機能の「要約する」アクションで要約します
7. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルの要約結果を指定したチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、監視対象のチャンネルや、フローを起動させるためのキーワード（例：「ファイル要約」など）を任意に設定してください
• Slackのメッセージからファイル名などの特定の情報を抽出するよう、AIに指示するプロンプトの内容を自由に設定できます
• Boxでファイルを検索する際、Slackのメッセージから抽出した情報を検索キーワードとして設定できます
• AIに要約を依頼する際、「300字以内で」や「重要なポイントを3つ」のように、要約の条件を具体的に指定することが可能です
• Slackへの通知先チャンネルやメンション先、通知メッセージの本文を自由にカスタマイズでき、BoxのファイルリンクやAIの要約結果をメッセージに含めることも可能です

■注意事項

• Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。