■概要
Outlookで受信したメールの連絡先情報を、一件ずつGoogleコンタクトへ手作業で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、自動で内容を判別してGoogleコンタクトへ連絡先を作成します。これにより、連絡先管理の工数を削減し、正確な情報管理を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogleコンタクトを連携させ、連絡先管理を効率化したいと考えている方
- メールからの連絡先登録作業に時間を取られ、コア業務に集中したい営業担当者の方
- 手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れを防ぎ、データ精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にGoogleコンタクトへの登録までが自動化されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- システムが情報を正確に転記するため、手作業で発生しがちな連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の件名や差出人など、任意の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションのテキスト抽出機能で、メール本文から氏名や会社名、電話番号といった連絡先情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい連絡先を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダのみを監視対象としたい場合、任意のフォルダIDを設定することが可能です。
- 分岐機能では、メールの件名や本文に特定のキーワードが含まれている場合や、特定の差出人から送信された場合など、自由に条件を設定できます。
■注意事項
- Outlook、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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