Googleカレンダーで予定が作成されたら、Canvaからデザインのダウンロードリンクを取得し予定に追加する

■概要

Googleカレンダーにイベントの予定を登録した後、告知や資料に使うデザインをCanvaで作成し、手作業で予定に添付する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、GoogleカレンダーとCanvaをスムーズに連携できます。Googleカレンダーで特定の予定が作成されると、自動でCanvaから関連デザインのダウンロードリンクを取得し、予定に追記するため、デザイン共有の手間や添付漏れといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Canvaで作成したデザインをGoogleカレンダーの予定に手動で添付している方
• イベントやセミナーの運営で、GoogleカレンダーとCanvaを頻繁に利用するマーケティング担当者の方
• SNS投稿の計画をGoogleカレンダーで管理し、Canvaで画像を制作しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定作成を起点に、Canvaのデザイン取得から予定へのリンク追記までを自動化し、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのリンクのコピー＆ペーストが不要になるため、デザインの選択ミスやリンクの貼り忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとCanvaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、予定の件名などからデザイン検索に利用するキーワードを抽出します。
4. 次に、オペレーションでCanvaを選択し、「デザインを検索」アクションで先ほど抽出したキーワードをもとに該当のデザインを探します。
5. 続いて、見つかったデザインを対象に、Canvaの「デザインをエクスポートするジョブを作成」アクションを設定します。
6. 次に、作成されたジョブをもとに、Canvaの「デザインのダウンロードリンクを取得」アクションを設定します。
7. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を更新」アクションで取得したリンクを予定の説明欄などに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、対象とするカレンダーIDや、特定のキーワードを含む予定のみを起動の条件とすることが可能です。
• AI機能では、予定の件名や説明文といった情報から、Canvaでの検索に利用したいキーワードなどを抽出項目として任意に設定できます。
• Canvaでデザインをエクスポートする際、ファイル形式（PNG, JPG, PDFなど）を任意で指定できます。
• Googleカレンダーの予定を更新する際、取得したダウンロードリンクを、予定の説明欄や場所の項目など、任意の場所に追記するよう設定できます。

■注意事項

• Googleカレンダー、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。