Microsoft Teamsでファイル付きのメッセージが送信されたら、OCRしAsanaにタスクを追加する

■概要

Microsoft Teams上で共有される請求書や発注書などのファイル内容を確認し、手作業でAsanaにタスクとして登録する業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。また、手作業がゆえの転記ミスやタスクの作成漏れは、業務の正確性を損なう一因にもなり得ます。
このワークフローは、Microsoft TeamsとAsanaの連携を自動化するものであり、ファイルが投稿されるとOCR機能が内容を読み取り、自動でAsanaにタスクを追加するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取るファイルを基にAsanaでタスク管理をしている方
• Microsoft TeamsとAsanaを連携させる中で、手作業での情報登録に非効率を感じている方
• ファイルの内容確認やタスク作成の抜け漏れを防ぎ、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点にAsanaへのタスク追加までを自動化し、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮します
• OCR機能による自動での情報読み取りとタスク登録により、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとAsanaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「ファイル付きのメッセージが送信されたら」アクションを設定します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」と「ファイルをダウンロード」を設定し、投稿されたファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、読み取り対象のファイルに合わせて抽出したい項目を任意で設定できます
• Asanaへタスクを追加するアクションでは、タスク名や担当者、期限日などの項目に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだり、固定のテキストを入力したりと自由に設定できます

■注意事項

• Microsoft Teams、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。