Gmailの内容からTogglでClientを作成する

■概要

Togglで正確な時間を計測するためには、まずClient情報を登録する必要がありますが、Gmailで受け取った新規クライアントの情報を都度手作業で入力するのは手間がかかる作業です。
このワークフローを利用すれば、特定のGmailを受信するだけで、メール本文からAIがクライアント名を抽出し、TogglへClient情報を自動で登録します。togglとgmail間の面倒な転記作業をなくし、スムーズなプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• TogglとGmailを利用し、手作業でクライアント管理を行っている方
• Gmailで受信した新規案件の情報を、Togglへ登録する手間を削減したい方
• クライアント情報の転記ミスを防ぎ、データ登録の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をきっかけにTogglのClientが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務へ注力できます
• 手作業での転記がなくなることで、クライアント名の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、TogglとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメール本文からクライアント名など必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでTogglの「Create Client」を設定し、AI機能で抽出した情報を元に新しいClientを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください
• AI機能では、Gmailで取得したメール本文や件名から、Togglに登録したいクライアント名などのテキスト項目を任意に指定して抽出できます
• Togglの設定では、前段のAI機能で抽出した値を引用し、Client名など任意のフィールドに自由にマッピングすることが可能です

■ 注意事項

• GmailとTogglのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。