■概要
HubSpotに新しいコンタクトを追加するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをGoogle Driveで手動作成するのは手間がかかり、フォルダ名の付け間違いといったミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定のコンタクトが作成されたタイミングを検知し、Google Driveに自動でフォルダを作成できるため、こうした手作業による課題を解消し、スムーズな顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogle Driveを連携させ、顧客情報や関連資料の管理を効率化したい方
- 手作業によるフォルダ作成の手間をなくし、本来のコア業務に集中したい営業担当者の方
- コンタクト情報に基づいたフォルダを自動生成し、チーム内の情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが作成されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle DriveをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、指定した場所に新しいフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、コンタクトのプロパティ（例：ライフサイクルステージが「顧客」の場合など）に基づいて、フォルダを作成する条件を任意で設定できます。
- Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成先となる親フォルダをIDで任意に指定することが可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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