Google DriveでファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、HubSpotにコンタクトを作成する

■概要

HubSpotで顧客管理を行っているものの、名刺や書類などの情報はGoogle Driveに保存しており、手作業でのデータ転記に手間を感じていませんか。
この手作業は、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google DriveにファイルがアップロードされるとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、HubSpotへコンタクトを自動で作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとGoogle Driveを併用し、手作業での顧客情報登録に課題を感じている方
• 名刺や書類をスキャンしGoogle Driveで管理しており、HubSpotへの入力を自動化したい方
• 定型的なデータ入力業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点にHubSpotへのコンタクト作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記がなくなるため、顧客情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出した文字情報を元にコンタクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotでコンタクトを作成する際に、OCR機能で読み取った情報をどの項目に紐付けるかを任意で設定できます
• 氏名や会社名といった基本情報だけでなく、独自に設定しているカスタムプロパティにも値を自動で入力することが可能です

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■注意事項

• Google Drive、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。