Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google 検索で関連情報を取得し、Outlookのカレンダーにも予定を作成する

■概要

日々の業務でGoogleカレンダーに新しい予定を登録した後、関連情報を手動で検索し、さらにOutlookカレンダーにも同じ内容を転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用することで、Googleカレンダーへの予定登録をきっかけに、関連情報のGoogle 検索からOutlookへの予定作成までを自動化し、スケジュール管理に伴う一連の作業を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとOutlookを併用し、二重入力の手間を解消したいと考えている方
• 予定に関連する情報を都度Google 検索しており、このリサーチ業務を効率化したい方
• 手作業によるスケジュール登録ミスや、関連情報の連携漏れを防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定が登録されると、関連情報の検索からOutlookへの予定作成までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます
• 複数のカレンダーへの手動での転記作業が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleカレンダー、Google 検索、OutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を活用し、予定の情報から検索に必要なキーワードを抽出します
4. 次に、オペレーションでGoogle 検索を選択し、抽出したキーワードで検索結果を取得します
5. 次に、オペレーションで再度AI機能を活用し、取得した検索結果を要約します
6. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、要約情報などを含めた予定を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、対象としたいカレンダーIDや予定の種別、検索キーワードなどを任意で指定できます
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象のテキストや抽出したい項目を自由にカスタマイズできます
• Google 検索のアクションでは、検索キーワードに固定の文言を設定したり、前のステップで取得した情報を動的に設定したりすることが可能です
• AI機能による要約では、要約対象の文章や文字数などの要約条件を自由に設定できます
• Outlookへのイベント登録では、件名や本文などに、前のステップで取得した情報を組み合わせて自由に設定することが可能です

■注意事項

• Googleカレンダー、Google 検索、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。