Google Chatで投稿された内容をもとに、HubSpotにコンタクトを作成する

■概要

Google Chatで共有された顧客情報を、手作業でHubSpotに転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。
特に、迅速な対応が求められる場面では、こうした手作業がボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定スペースへの投稿をトリガーに、HubSpotへ自動でコンタクトを作成できるため、HubSpotとGoogle Chat間でのスムーズな情報連携が実現し、これらの課題を解消します。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとGoogle Chatを利用し、顧客情報の登録を手作業で行っている営業やCS担当者の方
• Google Chatでのコミュニケーションを起点とした、顧客情報の登録漏れや対応遅延を防ぎたいチームリーダーの方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、より生産性の高い業務に集中したいと考えている方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへのメッセージ投稿後、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、「テキストを抽出する」アクションでメッセージ本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けてコンタクトを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、自動化の対象としたいスペースを任意で指定するために、対象スペースのリソース名を設定してください。

‍

■注意事項

• Google Chat、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。