Google Chatで投稿された特定条件の内容をもとに、HubSpotにコンタクトを作成する

■概要

Google Chatで受け取った顧客からの問い合わせなどを、手作業でHubSpotに登録する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定メッセージをきっかけにHubSpotへのコンタクト作成を自動化できるため、リード管理の初動を効率化することが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとGoogle Chat間の情報連携を手作業で行っている営業・マーケティング担当者の方
• 顧客からの問い合わせに対する初動を迅速化し、機会損失を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
• ツール間のデータ連携を自動化し、組織全体の生産性向上を目指しているDX推進担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatに特定のメッセージが投稿されると、HubSpotへ自動でコンタクトが作成されるため、手作業による転記時間を削減できます。
• 人の手を介さずにデータが登録されることで、情報の入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションのテキスト抽出機能で、メッセージ本文からコンタクト情報として登録したいテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトの作成」アクションで抽出した情報を連携してフローを構築します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知を監視したい任意のスペース（チャットルーム）のリソース名を設定してください。
• 分岐オペレーションでは、「特定のキーワードを含む」など、どのようなメッセージを受信した場合にHubSpotへコンタクトを登録するか、その条件を任意で設定可能です。

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■注意事項

• Google Chat、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。