Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatにスペースを作成し通知する
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatにスペースを作成し通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Chat
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
特定のメールを受信するたびに、手動でGoogle Chatにスペースを作成し、関係者を招待する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は、対応の遅れや連絡漏れに繋がる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーとしてGoogle Chatのスペース作成が自動化され、Google Chatの自動化を実現します。これにより、スムーズな情報共有と円滑なコミュニケーションの開始をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する特定メールへの対応を、Google Chatでスムーズに行いたい方
- 手動でのスペース作成やメンバー招待の手間を減らし、対応漏れを防ぎたいチーム
- Google Chatの自動化を活用して、情報共有の初動を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーに自動でスペースが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- Google Chatの自動化により、対応漏れや連絡の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースを作成」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにスペースが自動で作成されるように設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択しGoogle Chatに作成したスペースの情報を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボット起動のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Google Chatでスペースを作成する際、スペース名などの各項目に固定のテキストを入力したり、前のステップで取得したメールの件名などを変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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