Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatにスペースを作成し通知する

■概要

特定のメールを受信するたびに、手動でGoogle Chatにスペースを作成し、関係者を招待する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は、対応の遅れや連絡漏れに繋がる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーとしてGoogle Chatのスペース作成が自動化され、Google Chatの自動化を実現します。これにより、スムーズな情報共有と円滑なコミュニケーションの開始をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する特定メールへの対応を、Google Chatでスムーズに行いたい方
• 手動でのスペース作成やメンバー招待の手間をなくし、対応漏れを防ぎたいチーム
• Google Chatの自動化を活用して、情報共有の初動を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信をトリガーに自動でスペースが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• Google Chatの自動化により、対応漏れや連絡の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースを作成」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにスペースが自動で作成されるように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択しGoogle Chatに作成したスペースの情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボット起動のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
• Google Chatでスペースを作成する際、スペース名などの各項目に固定のテキストを入力したり、前のステップで取得したメールの件名などを変数として設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336