Google Chatで特定のメッセージが送信されたら、ClickUpにタスクを作成する

Google Chatで特定のメッセージが送信されたら、ClickUpにタスクを作成する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Chat
ClickUp
を自動連携できます。
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■概要

Google Chatでのコミュニケーションから発生したタスクを、手作業でClickUpに登録していませんか?この作業は単純ですが、対応漏れや転記ミスが発生しがちで、重要なタスクを見逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、ClickUpとGoogle Chatの連携が自動化され、特定のメッセージをきっかけにClickUpへタスクを自動で作成できます。これにより、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、業務の確実性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ClickUpとGoogle Chatを日常的に利用し、タスク管理を行っている方
  • Google Chatでの依頼を手作業でClickUpに転記しており、手間や漏れに課題を感じている方
  • ツール間の連携を自動化し、チームの業務効率を高めたいと考えているプロジェクトリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Google Chatの特定メッセージをトリガーにタスクが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
  • 手作業によるタスクの登録漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、タスク管理の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google ChatとClickUpをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれる場合のみ後続の処理に進むよう設定します
  4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Google Chatのメッセージ本文からタスク名や担当者、期限などの情報を抽出します
  5. 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報を各項目にマッピングします

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google Chatのトリガー設定では、通知を受け取るスペースのリソース名を任意のものに設定してください
  • 分岐機能では、「タスク依頼」といった特定のキーワードを含むメッセージのみを処理するなど、後続のオペレーションを起動させる条件を自由に設定できます
  • AI機能では、Google Chatのメッセージから抽出したい項目(例:タスク名、担当者、期日など)を自由にカスタマイズすることが可能です
  • ClickUpでタスクを作成する際、タスク名や担当者、リストなどの各項目に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したり、固定の値を設定したりできます

■注意事項

  • Google Chat、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。‍
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
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