■概要
Cal.comで管理している予定がキャンセルされた際、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？特にMicrosoft Teamsを使ってチームで情報共有している場合、通知の遅れや漏れは業務に影響を及ぼす可能性があります。
このワークフローを活用すれば、Cal.comで特定の予定がキャンセルされると自動でMicrosoft Teamsに通知が届くため、迅速な情報共有を実現し、手作業による手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cal.comで管理する予定のキャンセルをMicrosoft Teamsで迅速に共有したい方
- Cal.comとMicrosoft Teams間の連絡を手作業で行い、手間を感じている方
- 予定変更に関するチームへの情報伝達漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Cal.comでの予定キャンセルをトリガーに自動で通知されるため、Microsoft Teamsへの手動連絡に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
- 手作業による通知の遅れや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報共有をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、Cal.comとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでCal.comを選択し、「予定がキャンセルされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャネルに通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、通知の対象を絞るための条件を任意で設定します。例えば、特定の担当者が主催する予定がキャンセルされた場合のみ通知するといった設定が可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信したいチームIDとチャネルIDを候補の中から選択してください。
- 通知するメッセージの本文も任意の内容にカスタマイズが可能です。キャンセルされた予定の詳細情報などを盛り込むことができます。
■注意事項
- Cal.com、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐条件は任意の値を設定してください。
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