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「HubSpotで管理している問い合わせチケットをもとに、Cal.comでオンラインミーティングの予約を取りたい」
「でも、HubSpotの情報を確認しながらCal.comに手作業で入力するのは時間がかかるし、入力ミスも起こりがち…」
このように、顧客対応や営業活動でHubSpotとCal.comを併用する中で、二つのツール間の情報連携に手間や課題を感じていませんか？
日々のタスクに追われる中で、こうした単純な転記作業が積み重なり、本来集中すべき業務の時間を圧迫しているケースは少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">HubSpotで新しいチケットが作成されたタイミングで、その情報を自動的にCal.comに連携し、予約を登録する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、よりスムーズで迅速な顧客対応を実現できます。
手作業による時間的コストやヒューマンエラーのリスクをなくし、創出された時間でより付加価値の高い業務に取り組むことが可能になるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotとCal.comを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
HubSpotとCal.comのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化できます。
例えば、HubSpotのチケット情報をトリガーにして、Cal.comに自動で予約を作成したり、逆にCal.comの予約情報をHubSpotのコンタクト情報として登録したりすることが可能です。
これにより、データ入力の手間やミスを削減し、より迅速で正確な業務フローを構築できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
HubSpotに新しいサポートチケットや問い合わせが作成された際に、そのチケット情報から必要なデータを自動で抽出し、Cal.comにオンラインミーティングなどの予約を登録する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">問い合わせからミーティング設定までのリードタイムを短縮し、手動での予約作成漏れや入力ミスを防ぎます。</span>
特に、AIや正規表現を用いたデータ抽出処理を組み込むことで、チケット内の複雑なテキスト情報からも正確に担当者名や希望日時などを特定して連携できます。
HubSpotのチケットが「要対応」や「詳細ヒアリング」といった特定のパイプラインステージに移動したタイミングをトリガーとして、Cal.comに予約を自動で登録する連携です。
すべてのチケットではなく、<span class="mark-yellow">対応が必要な特定の案件のみを対象に自動でアポイント設定が行われる</span>ため、営業やカスタマーサポートの担当者は対応すべき案件に集中でき、より効率的な顧客対応が可能になります。
それでは、さっそく実際にHubSpotとCal.comを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとCal.comの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Cal.com
[Yoomとは]
今回は「HubSpotでチケットが作成されたら、データを抽出しCal.comで予約を登録する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HubSpotとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Cal.comとYoomのマイアプリ登録
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでCal.comと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、画像赤枠の注釈を参考に、アカウント名とアクセストークンを入力し「保存する」をクリックします。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「チケットが作成されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HubSpotと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてHubSpotでチケットを作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
なお、最後のCal.comで予約を登録するステップでは、開始日時・招待者の名前・招待者のメールアドレス・タイムゾーンが必須項目です。
そのため、ここで作成するチケットにもこれらの情報を必ず含めてください。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でHubSpotをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はチケットの作成）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
テストに成功すると、HubSpotに作成されたチケットに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値は後続のステップで利用が可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認し「次へ」をクリックします。
長文テキストからデータを抽出する場合は「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択しましょう。
なお、抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動しますのでご注意ください。
詳しい設定方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
対象のテキスト
HubSpotでトリガーイベントとして取得したチケットの内容を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでHubSpotから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はデフォルトで入力されている各項目をそのまま使用しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
※このあとCal.comに予約を登録するステップでは、日時をISO8601形式でUTC時間に直して指定する必要があります。
そのため、指示内容には「日付はYYYY-MM-DDTHH:mm:ssZ形式で出力してください」と設定しています。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用し、この後のステップでCal.comで予定の登録が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「予約を登録する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Cal.comと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ユーザーネーム
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
イベントタイプID
イベントタイプIDは必ず数字を直接入力してください。
入力欄をクリックすると候補が表示されますが、ここから選択するとエラーが発生します。
必ず候補を確認したうえで、その数字を手動で入力するようにしてください。
開始日時
入力欄をクリックすると、前のステップでテキストから抽出した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じ予約データがCal.comに登録されてしまうので注意が必要です。
それ以外の各項目についても以下の通り設定しました。
「テスト」をクリックして、設定した内容でCal.comに予約が登録されるか確認しましょう。
テストが成功したらCal.comの画面を開き、予約が実際に登録されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り登録されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、HubSpotでチケットが作成されたタイミングで、必要なデータが自動で抽出され、Cal.comに予約が登録されるようになります。
実際にHubSpotでチケットを作成し、Cal.comに予約が登録されるかを確認してみましょう。
今回はHubSpotからCal.comへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCal.comからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Cal.comで新しいミーティング予約が登録された際に、その予約情報を基にHubSpotに新しいコンタクトを自動で作成する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">商談や打ち合わせの相手の情報を手動でHubSpotに登録する手間がなくなり、</span>顧客情報の一元管理と最新化を効率的に進めることができます。
Cal.comで「製品デモ」や「サポート相談」といった特定の種類の予定が登録された場合にのみ、HubSpotで対応チケットを自動で作成する連携です。
予約の種類に応じて担当チームや担当者を自動で割り振ることができるため、<span class="mark-yellow">予約後の社内連携がスムーズになり、顧客への迅速な対応を実現します。</span>
Yoomでは、HubSpotとCal.comに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
HubSpotとCal.comでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
HubSpotは、Acuity SchedulingやCalendlyで予約が登録された際に、自動でコンタクトやチケットを作成し、見込み客管理を開始します。
新規コンタクト作成をトリガーにZoomミーティングを自動生成し、詳細をメールで即座に送信。
また、HubSpotでの会議予定やフォーム情報をもとにGoogleカレンダーに予定を登録し、必要なURLをGmailで送信するなど、シームレスな自動連携で営業・サポート業務を効率化できます。
Cal.comで予定が作成・登録されたら、Googleカレンダーにも予定を自動で登録したり、Slackに通知を送ったりできます。
また、Outlookで特定のメールを受信した際や、Webflowでフォームが送信された内容を基に、Cal.comで予約を自動登録するなど、外部サービスからの予約取り込みやカレンダー連携を効率化できます。
HubSpotとCal.comの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチケット情報に基づく予約作成や、予約情報からのコンタクト登録といったデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて顧客対応を進められるようになり、本来注力すべき商談準備やサポート業務といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIが日時や名前をうまく抽出できない時の対処法は？
A：「抽出したい項目」と「指示内容」を具体的に入力することが大切です。
たとえば「タイトル,説明,期日」と抽出したい項目を指定し、「●月●日のような形式で期日を抜き出してください」など明確な指示を書くことで、より意図に近い結果が得られます。
詳しい設定については、こちらをご確認ください。
Q：連携が途中で失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
Q：予約登録と同時にGoogleカレンダーにも予定を追加できますか？
A：はい、可能です。
フローボットで、Cal.comの「予約を登録する」アクションの＋ボタンをクリックし、アプリからGoogleカレンダーを選択してください。
設定したアプリのアクション項目から「予定を作成」などを選択し設定を進めることで、予定の登録と同じタイミングでGoogleカレンダーへ予定を作成するフローを構築できます。
基本的なフローボットの作成方法はこちらをご確認ください。
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