「Cal.comで新しい予約が入るたびに、参加者情報を手作業でリストにまとめている…」
「手入力だとどうしても時間がかかるし、転記ミスも起きてしまう…」
このように、オンラインでの日程調整が便利になる一方で、その後の参加者管理という新たな手作業に追われていませんか？
もし、Cal.comで新しい予定が登録されたら、参加者の情報を自動でリストに追加し、関係者に通知まで完了する仕組みがあれば、こうした作業から解放され、本来時間をかけるべき顧客とのコミュニケーションやイベントの企画といったコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCal.comで予約された予定の参加者を管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Cal.comで予定が登録されたら、参加者をGoogle スプレッドシートに追加して通知する
試してみる
Cal.comの参加者情報をGoogle スプレッドシートに自動記録するフローを作ってみよう
それではここから、Cal.comで予定が登録された際に、参加者の情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加し、関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Cal.com／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Cal.comとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Cal.comのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Cal.comで予定が登録されたら、参加者をGoogle スプレッドシートに追加して通知する
試してみる
ステップ1：Cal.comとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本設定ナビの手順に沿って登録しましょう！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
アプリ一覧の検索窓からCal.comを検索し、クリックします。
「アカウント名」に、任意の管理用名称を設定しましょう。
次に、「アクセストークン」を入力していきます。
Cal.comにログインし、設定から「APIキー」をクリックしてください。
「＋追加する」をクリックします。
APIキーを作成していきます。
名前と有効期限を任意で設定し、「保存」を押しましょう。
作成されたAPIキーをコピーします。
Yoomに戻り「アクセストークン」にコピーしたAPIキーを入力し、最後に「追加」をクリックしてください。
これでCal.comとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録が完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Cal.comで予定が登録されたら、参加者をGoogle スプレッドシートに追加して通知する
試してみる
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Cal.comのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「予定が登録されたら（Webhook）」をクリックしてください。
Cal.comと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
WebhookURLの登録画面に移行します。
「WebhookURLを登録」を、クリックしてください。
テストに成功すると以下の画面が表示されます。
確認をし「次へ」進みましょう。
ここでトリガーとなるイベント【予定の登録】を行います。
実際に、Cal.comに移動しテストで使用する予定を登録しましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テストMT」や「テスト会議」など）でOKです。
作成が完了したらYoomに戻り「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
登録した予定の内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：レコードに自動追加する設定
登録された予定や、その参加者情報をGoogle スプレッドシートに自動記録する設定を行います。
設定を行う前に、記録するシートを作成しておきましょう。
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めています。
「レコードを追加する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から作成したシートを選択してください。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値を、取得した値を引用しそれぞれ設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが追加されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ5：メールを送信する設定
最後に、通知内容を設定していきましょう。
「メールを送る」を、クリックしてください。
「To」は、通知先のメールアドレスを設定してください
「CC」や「BCC」も任意で設定できます。
なお、最後にメール送信テストを行うので、受信可能なアドレスを入力しておきましょう。
「件名」と「本文」は、取得した値や日付を引用し設定できます。
用途に合わせ固定値と変数(取得した値)を組み合わせて、自由に作成してみましょう。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
入力した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上がCal.comで予定が登録された際に、参加者の情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加し、関係者に通知するフローの連携手順になります！
Cal.comを使ったその他の自動化例
Cal.comを起点に、フォーム送信やメール受信、チケット作成、メッセージ投稿など、さまざまなアクションを予約登録へと自動でつなげることができます。
予約の作成・キャンセルにあわせて、SlackやMicrosoft Teamsへの通知、Notionへの参加者登録、SNSへの投稿までを一元化することで、日程調整や共有作業の手間を減らし、スムーズな予定管理を実現します。
Cal.comで予定が作成されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
Cal.comで新しい予定が作成されるたびに、手動でチームに共有するのは手間がかかる作業です。
特に、Cal.comのAPIを利用した連携を自前で構築するには専門知識が必要となり、実現が難しいケースも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Cal.comに新しい予定が登録されると、その内容を自動でSlackへ通知できるため、こうした共有の手間やタイムラグといった課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Cal.comで入った予定を都度Slackに手動でコピー＆ペーストして共有している方
・Cal.comのAPIを活用した情報連携や業務の自動化に、関心がある方
・日程調整後の共有漏れや遅延を防ぎ、業務を円滑に進めたいチームリーダーの方
■注意事項
・Cal.com、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Cal.comで特定の予定がキャンセルされたら、Microsoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
Cal.comで管理している予定がキャンセルされた際、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？特にMicrosoft Teamsを使ってチームで情報共有している場合、通知の遅れや漏れは業務に影響を及ぼす可能性があります。
このワークフローを活用すれば、Cal.comで特定の予定がキャンセルされると自動でMicrosoft Teamsに通知が届くため、迅速な情報共有を実現し、手作業による手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Cal.comで管理する予定のキャンセルをMicrosoft Teamsで迅速に共有したい方
・Cal.comとMicrosoft Teams間の連絡を手作業で行い、手間を感じている方
・予定変更に関するチームへの情報伝達漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Cal.com、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐条件は任意の値を設定してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Cal.comで特定の予定が登録されたら、X（Twitter）にポストを投稿する
試してみる
■概要
Cal.comで新しい予定が登録されるたびに、手動でX（Twitter）に告知ポストを投稿する作業は手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Cal.comとX（Twitter）を連携させ、特定の予定が登録されたタイミングで自動的にポストを投稿できます。
これにより、手作業による投稿の手間を省き、タイムリーな情報発信を実現するため、告知漏れの防止にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Cal.comで受け付けた予定情報を、手動でX（Twitter）に投稿している方
・Cal.comとX（Twitter）を連携させ、告知業務の自動化や効率化を検討している方
・イベントやセミナーの集客をX（Twitter）で行っており、予約発生時の投稿を自動化したい方
■注意事項
・Cal.com、X（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Discordでメッセージが送信されたら、テキストを抽出しCal.comで予定を登録する
試してみる
■概要
Discordでのコミュニケーションから、Cal.comで日程調整を行う際に、メッセージを確認して手動で予定を登録する作業に手間を感じていませんか？
重要な連絡を見落としたり、情報の転記ミスが発生したりすることもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルにメッセージが送信されたことをきっかけに、内容をAIが自動で抽出し、Cal.comへ予定を登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DiscordとCal.comを連携させ、日程調整に関する業務を効率化したい方
・Discord上のテキスト情報を基にした定型的なタスクを自動化したいと考えている方
・手作業での情報転記による対応漏れや、入力ミスをなくしたいプロジェクトリーダーの方
■注意事項
・Discord、Cal.comのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GitHubに特定のIssueが作成されたら、Cal.comに予約を登録する
試してみる
■概要
GitHubでのIssue作成後、Cal.comで別途ミーティングを設定する作業に手間を感じていませんか。
手動での対応は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、GitHubに特定のIssueが作成されるとCal.comに自動で予約を登録するものであり、GitHubとCal.comを連携させることで、こうした課題を解消し、スムーズかつ正確な日程調整を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubのIssueを起点に、Cal.comでの打ち合わせ設定を手作業で行っている方
・GitHubとCal.comの連携による業務効率化に関心がある開発チームのリーダーの方
・Issueの内容を転記する際のミスをなくし、スムーズな日程調整を実現したい方
■注意事項
・GitHub、Cal.comのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、内容に応じてCal.comに予約を登録する
試してみる
■概要
GoogleカレンダーとCal.comを連携してスケジュール管理をしているものの、予定が入るたびに手作業で予約を登録するのは手間ではありませんか？
また、手作業による情報の転記ミスが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーへの予定作成をきっかけに、自動でCal.comへ予約を登録できます。
Cal.comとGoogleカレンダー間の連携における手作業をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとCal.comを併用し、二重入力に手間を感じている方
・スケジュール調整や予約登録のミスを減らしたいと考えている営業担当者や秘書の方
・Ｃal.comとGoogleカレンダー間の連携を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Googleカレンダー、Cal.comのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotでチケットが作成されたら、データを抽出しCal.comで予約を登録する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している顧客サポートなどのチケットから、Cal.comで打ち合わせの予約を手配する際、手作業での情報転記や案内に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいチケットが作成されると、その情報を基にCal.comでの予約登録が自動で実行されるため、Cal.comとHubSpotを連携させることで、日程調整のプロセスを効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotのチケット対応からCal.comでの日程調整を手作業で行っている方
・Cal.comとHubSpotの連携によって、顧客対応の速度を向上させたいと考えている方
・サポートや営業活動における定型的な予約調整業務を自動化し、効率化したい方
■注意事項
・HubSpot、Cal.comのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Webflowで特定のフォームが送信されたら、Cal.comで予約を登録する
試してみる
■概要
Webflowで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際に、手作業でCal.comへ予約情報を登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、WebflowとCal.comを連携させることで、フォームが送信されたら自動で予約登録を行うものです。定型的な予約受付業務を自動化し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Webflowで作成したサイトのフォームとCal.comを活用して予約受付を行っている方
・手作業での予約登録に時間がかかり、本来の業務を圧迫しているWeb担当者の方
・WebflowとCal.comの連携を自動化し、予約管理の工数を削減したいと考えている方
■注意事項
・Webflow、Cal.comのそれぞれとYoomを連携してください。
・Webflowの内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、テキストを抽出しCal.comで予約を登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信した予約関連のメールを確認し、手動でCal.comに登録する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、AIが自動でテキスト情報を抽出し、Cal.comへ予約を登録する作業を自動化します。
Cal.comとOutlook間の連携をスムーズにし、手作業による予約管理の非効率や入力ミスといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受けた予約依頼をCal.comへ手動で転記している方
・Cal.comとOutlookを用いた日程調整業務の効率化を検討している方
・手作業による予約登録の漏れや日時の入力ミスを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Cal.comで予定が登録されたら、参加者をNotionに追加して通知する
試してみる
まとめ
Cal.comと他ツールを連携させて参加者管理を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の転記作業やリスト作成の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生も防ぐことができます。
これにより、予約受付後のフォローアップが迅速かつ正確になり、顧客対応やイベント準備といった、より付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：予定のキャンセルや変更も自動化できますか？
A：
はい、自動化可能です。
今回は「予定の登録」を例にご紹介しましたが、「予定のキャンセル」や「予定の変更」なども自動化できます。
設定方法については、「予定が登録されたら（Webhook）」アクションを変更することでご利用いただけます。
Q：特定の種類の予約だけを自動化の対象にできますか？
A：
可能です！
「予定が登録されたら（Webhook）」トリガーの直下に、「分岐」オペレーションを追加することで、特定の種類の予約だけを自動化できるようになります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：自動化フローでエラーが起きたらどうなりますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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