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「Cal.comで新しい予約が入るたびに、参加者情報を手作業でリストにまとめている…」
「手入力だとどうしても時間がかかるし、転記ミスも起きてしまう…」
このように、オンラインでの日程調整が便利になる一方で、その後の参加者管理という新たな手作業に追われていませんか？
もし、Cal.comで新しい予定が登録されたら、参加者の情報を自動でリストに追加し、関係者に通知まで完了する仕組みがあれば、こうした作業から解放され、本来時間をかけるべき顧客とのコミュニケーションやイベントの企画といったコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはCal.comで予約された予定の参加者を管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、Cal.comで予定が登録された際に、参加者の情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加し、関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Cal.com／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本設定ナビの手順に沿って登録しましょう！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
アプリ一覧の検索窓からCal.comを検索し、クリックします。
「アカウント名」に、任意の管理用名称を設定しましょう。
次に、「アクセストークン」を入力していきます。
Cal.comにログインし、設定から「APIキー」をクリックしてください。
「＋追加する」をクリックします。
APIキーを作成していきます。
名前と有効期限を任意で設定し、「保存」を押しましょう。
作成されたAPIキーをコピーします。
Yoomに戻り「アクセストークン」にコピーしたAPIキーを入力し、最後に「追加」をクリックしてください。
これでCal.comとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録が完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「予定が登録されたら（Webhook）」をクリックしてください。
Cal.comと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
WebhookURLの登録画面に移行します。
「WebhookURLを登録」を、クリックしてください。
テストに成功すると以下の画面が表示されます。
確認をし「次へ」進みましょう。
ここでトリガーとなるイベント【予定の登録】を行います。
実際に、Cal.comに移動しテストで使用する予定を登録しましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テストMT」や「テスト会議」など）でOKです。
作成が完了したらYoomに戻り「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
登録した予定の内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
登録された予定や、その参加者情報をGoogle スプレッドシートに自動記録する設定を行います。
設定を行う前に、記録するシートを作成しておきましょう。
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めています。
「レコードを追加する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から作成したシートを選択してください。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値を、取得した値を引用しそれぞれ設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが追加されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
最後に、通知内容を設定していきましょう。
「メールを送る」を、クリックしてください。
「To」は、通知先のメールアドレスを設定してください
「CC」や「BCC」も任意で設定できます。
なお、最後にメール送信テストを行うので、受信可能なアドレスを入力しておきましょう。
「件名」と「本文」は、取得した値や日付を引用し設定できます。
用途に合わせ固定値と変数(取得した値)を組み合わせて、自由に作成してみましょう。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
入力した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
