■概要
Cal.comで新しいアポイントが登録されるたびに、手作業でHubSpotにチケットを作成していませんか？この定型業務は、対応漏れや入力ミスが許されない一方で、手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Cal.comとHubSpotをスムーズに連携し、特定の予定が登録された際に自動でチケットを作成するため、こうした課題を解消し、顧客対応の初動を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Cal.comとHubSpotを利用し、顧客とのアポイント管理を行っている担当者の方
- 手作業によるチケット作成に時間がかかり、本来の業務を圧迫しているチームの方
- アポイントからの顧客対応プロセスを自動化し、サービス品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Cal.comに予定が登録されると、自動でHubSpotにチケットが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業での情報転記がなくなることで、チケットの作成漏れや内容の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Cal.comとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCal.comを選択し、「予定が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにチケットを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、「特定の会議名が含まれていたら」や「特定の担当者だったら」といった、チケットを作成したい任意の条件を設定してください
- HubSpotでチケットを作成するアクションでは、チケットの件名や内容にCal.comから取得した予定名や参加者情報などを活用し、任意の内容を設定してください
■注意事項
- Cal.com、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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