Cal.comで特定の予定がキャンセルされたら、Outlookでメールを送る

■概要

Cal.comで調整した予定がキャンセルになった際、関係者への連絡を都度Outlookで手動作成していませんか？
手作業での連絡は手間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Cal.comで予定がキャンセルされると、Outlookから関係者へ自動でメールを送信する仕組みを構築でき、こうした連絡業務の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Cal.comとOutlookを連携させ、キャンセル連絡の自動化を検討している方
• 手作業でのキャンセル連絡に手間を感じており、業務を効率化したいと考えている方
• キャンセル情報の共有漏れを防ぎ、迅速な情報伝達を実現したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Cal.comで予定がキャンセルされると自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます
• 手動でのメール作成による宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Cal.comとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCal.comを選択し、「予定がキャンセルされたら（Webhook）」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、キャンセル情報を基に関係者へメールを自動送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、特定の参加者が含まれる予定のみを通知の対象にするなど、任意の分岐条件を設定してください
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名に任意の値を設定します。本文には、Cal.comのトリガーから取得した予定名やキャンセル日時といった情報を含めて設定してください

■注意事項

• ‍‍Cal.com、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。