Jotformで特定条件に合う回答があったら、Asanaにタスクを作成する

■概要

Jotformで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業で確認しながらAsanaにタスクとして登録していませんか？手動での対応は時間がかかるだけでなく、重要な回答への対応漏れにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、JotformとAsanaを連携させ、特定の回答があった場合にのみ自動でタスクを作成し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受けた回答を手作業でAsanaにタスク登録しているご担当者の方
• JotformとAsanaを連携し、特定条件でのタスク作成を自動化したい方
• フォームの回答内容に応じたタスクの振り分け業務を効率化したいと考えているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformで特定条件の回答を受信した際に自動でAsanaへタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動での転記作業が不要になるため、タスクの作成漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとAsanaをYoomと連携します。
2. トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」アクションを設定します。
3. オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」を設定し、送信された回答内容を取得します。
4. 次に、オペレーションの分岐機能で、回答内容が特定の条件に合致した場合のみ処理が進むよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」を設定し、Jotformの回答内容を含んだタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、Jotformの回答内容をもとに、どのような条件の場合にAsanaへタスクを作成するかを任意で設定してください。
• Asanaでタスクを作成する際に、タスクのタイトルや詳細、担当者、所属プロジェクトなどを、Jotformの回答内容に応じて任意に設定してください。

■注意事項‍

• JotformとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
• Jotformで回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。