TogglでTaskが作成されたら、Outlookで通知する

■概要

Togglで新しいタスクを作成するたびに、関係者へOutlookで通知メールを手動で作成・送信する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、Togglで新しいタスクが作成されたことをトリガーに、Outlookから指定した宛先に通知メールを自動で送信します。TogglとOutlook間の面倒な手作業による連絡業務を自動化し、タスクの共有漏れや遅延を防ぎ、よりスムーズなプロジェクト進行を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Togglでのタスク作成後、Outlookでの通知連絡に時間を要している方
• 手作業によるタスクの共有漏れや、伝達の遅延を防ぎたいチームリーダーの方
• TogglとOutlookを連携させ、チーム全体の情報共有を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Togglにタスクが作成されると、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで通知作成にかけていた時間を短縮できます。
• 手動での連絡による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TogglとOutlookをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいタスクが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールを送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Togglのトリガー設定では、対象とするWorkspaceのIDやタスクのDescription（説明文）を任意の内容で指定し、特定の条件に合致した場合のみフローを起動させることが可能です。
• Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、メールの件名や本文には固定のテキストだけでなく、Togglから取得したタスク名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Toggl、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。