■概要
Togglでのタスク管理とOutlookでの通知を別々に行っており、手作業での連携に手間を感じていませんか？
タスク作成後のメール通知は、対応漏れを防ぐために重要ですが、毎回手作業で行うのは非効率的です。
このワークフローを活用すれば、Togglで特定のタスクが作成された際に、Outlookで自動的にメールを送信し、TogglとOutlookの連携における課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Togglで作成したタスクをOutlookで関係者に共有しているプロジェクトマネージャーの方
- TogglとOutlook間の情報連携を手作業で行っており、通知漏れなどの課題を感じている方
- チーム内のタスク共有プロセスを自動化し、生産性を向上させたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Togglでタスクが作成されると、設定した条件に基づきOutlookで自動でメールが送信されるため、通知作業にかかる時間を短縮できます
- 手作業による通知の対応漏れや、宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、TogglとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでTogglを選択し、「新しいタスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Togglのトリガー設定では、対象としたいWorkspace IDやDescriptionを任意に設定し、特定のタスクに絞ってワークフローを起動させることが可能です
- 分岐機能では、前段で取得した情報をもとに、「特定のプロジェクトの場合」や「特定の担当者の場合」といった条件を自由にカスタマイズできます
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、メールの件名や本文にTogglのタスク名などの情報を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Toggl、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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