Outlookでタスクが作成されたら、Togglで新規Taskを作成する

■概要

Outlookで管理しているタスクを、時間計測のためにTogglへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや連携漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、TogglとOutlookの連携がスムーズになり、Outlookでタスクが作成されると、Togglにも自動でタスクが作成されるようになります。面倒な二重入力から解放され、タスク管理と時間計測の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• TogglとOutlookを併用し、タスクの二重入力に手間を感じている方
• Outlookで受けたタスク依頼を、Togglで正確に時間管理したいと考えている方
• タスク管理と工数管理の連携を自動化し、生産性を向上させたいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのタスク作成をトリガーにTogglへ自動でタスクが登録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、タスクの転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TogglとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでTogglの「Create Task」アクションを設定し、Outlookから取得したタスク情報を連携して新規タスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のタスクリストを指定することが可能です。
• Togglでタスクを作成する際に、Outlookから取得したタスクの件名や本文などの値を、Togglのタスク名やプロジェクトといったフィールドに自由に割り当てて設定できます。

■注意事項

• Toggl、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。