■概要
Google Meetでの会議開始時に、参加者や関係者へOutlookで通知メールを送る作業は、定型的でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。特に会議が頻繁にある場合、手作業での通知は送信漏れや宛先間違いのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google MeetとOutlookを連携させ、会議の開始をトリガーに特定のメールを自動送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議運営が多く、Outlookでの開始通知を手作業で行っている方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- Google MeetとOutlookを連携させ、より効率的な業務フローを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Meetの会議開始を検知し、Outlookでのメール送信が自動化されるため、手作業での通知業務にかかっていた時間を削減できます
- 手動でのメール送信に伴う宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google MeetとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が開始したら」というアクションを設定することで、特定の会議の開始をフローボット起動のきっかけにします
- その後、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるように設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースの詳細を取得する」アクションを設定し、会議の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した会議情報などを盛り込んだメールを自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、取得した会議の情報などをもとに、メールを送信する条件を任意に設定することが可能です。例えば「特定の会議名が含まれていたら」といった条件で後続の処理を分岐させられます
- Google Meetの「会議スペースの詳細を取得する」アクションでは、情報を取得したい会議スペースのリソース名を任意に指定できます
- Outlookでメールを送信する設定では、宛先や件名、本文などを自由にカスタマイズでき、前段のオペレーションで取得した会議名などの情報を変数として本文に差し込むことも可能です
■注意事項
- Google Meet、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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